Hyviä käytäntöjä yhdistysten taloudenpidosta

Tamypedia

Tähän artikkeliin kootut hyvät käytännöt on kerätty Tamyn piirissä toimivien yhdistysten toiminta-avustushakemusten vastauksista. Artikkelia on myös erittäin suotavaa täydentää - älä siis epäröi lisätä oman yhdistyksesi erinomaisia talouskäytäntöjä tähän!

Sisällysluettelo 1 Taloudenhoitajan vaihtuminen 2 Taloudenhoitajan ja toiminnantarkastajan valinta 3 Tiedonsiirto 4 Talouden seuranta 5 Talouden suunnittelu

Taloudenhoitajan vaihtuminen

Taloudenhoitajan tehtävien siirtyessä uudelle toimihenkilölle on muistettava tehdä seuraavat toimenpiteet:

• Tehdään hallituksessa päätös pankkitilien ja verkkopankin vanhojen käyttöoikeuksien lopettamisesta ja uusien käyttöoikeuksien myöntämisestä.
• Jos taloudenhoitaja on yhdistyksen nimenkirjoittaja, hoidetaan muutosilmoitus yhdistysrekisteriin.
• Varmistetaan, ettei vanha tositeaineisto jää edellisen taloudenhoitajan "yksityisarkistoihin".
• Varmistetaan, että kaikki avaimet, salasanat ja muu aineisto siirtyvät uudelle taloudenhoitajalle.
• Kirjanpito laaditaan ainakin kassa- ja rahatilien osalta luovutusajankohtaan asti ja saldot lasketaan. Käteisvarat täsmäytetään kirjanpidon kanssa. Vastaanotetusta käteiskassasta laaditaan entisen ja uuden taloudenhoitajan allekirjoittama laskelma, jonka vielä esimerkiksi puheenjohtaja varmentaa.

HUOMIO: Tilikauden aikana tapahtuneiden taloudenhoitajavaihdosten yhteydessä laskelma rahatileistä ja luovutetuista varoista on välttämätön, sillä jälkikäteen mahdollisen virheen ilmetessä on vaikeaa tai jopa mahdotonta ilman tällaista laskelmaa selvittää, kumman taloudenhoitajan aikana virhe on tapahtunut.

Taloudenhoitajan ja toiminnantarkastajan valinta

• Taloudenhoidon riittävästä osaamisesta huolehdimme niin, että talousvastaavamme käy läpi Tamyn taloudenhoitoon liittyvät koulutukset.
• Taloudenhoitajaa valitessa pyrimme siihen, että hänellä on jo ennestään jonkinlaista kokemusta esimerkiksi tilinpäätösten laatimisesta tai aktiivisesta talouden kirjanpidon ylläpidosta.
• Toiminnantarkastajanamme toimii pitkän linjan yhdistysaktiivi, jolla on kokemusta taloudenhoitajan tehtävistä.

Tiedonsiirto

• Yhdistyksellä on rahastonhoitaja sekä vararahastonhoitaja, näin pyrimme edistämään rahastonhoidon tehtäviä tukemalla yhteistyötä ja panostamalla tietämyksen sujuvaan siirtoon ja jatkuvuuteen henkilövaihdoksissa.
• Rahastonhoitajallamme on apuna toinen jäsen, joka hoitaa kirjanpitoa.
• Edeltävä rahastonhoitaja perehdyttää uuden rahastonhoitajan hyvin ja on mukana tilinpäätöksen tekemisessä prosessin loppuun saakka.
• Uudelle taloudenhoitajalle jätetään selkeät kirjalliset materiaalit ja ohjeistukset yhdistyksen taloudenhoitoon liittyen.

Talouden seuranta

• Hallitus seuraa aktiivisesti talousarvion toteutumista käymällä taloustilanteen läpi säännöllisesti jokaisessa kokouksessaan. Tilin saldo ja tiedossa olevat menot ja tulot merkitään aina pöytäkirjaan.
• Hallitus käy kuukausittain kokouksessaan läpi yhdistyksen tulevat tapahtumat ja niiden budjetit.
• Rahastonhoitaja seuraa vuoden aikana budjetin toteutumista ja hän on suuressa roolissa päätettäessä rahojen käytöstä. Menneiden vuosien päätökset rahankäytöstä toimivat myös suuntaviivoina suunnittelussa ja päätöksenteossa. Rahastonhoitaja seuraa vuoden aikana taloutta vertailutietojen avulla budjetoiduista sekä toteutuneista laskelmista.
• Taloudenhoitaja tekee ajantasaista kahdenkertaista kirjanpitoa sekä seuraa reaalivaroja niin, että talous pysyy kuosissaan.
• Hallitus tukee taloudenhoitajaa toimessaan.

Talouden suunnittelu

• Talousarviota työstettiin koko hallituksen voimin, ja vetovastuu oli varapuheenjohtajalla ja talousvastaavalla. Lopullinen talousarvio lyötiin lukkoon sääntömääräisessä kokouksessa, johon osallistuivat sekä uusi että vanha hallitus. Näin talousarvioon saatiin jatkumoa ja realismia.
• Talousarvio laaditaan seuraamalla viime vuosina toteutuneita kuluja ja päivittämällä se vastaamaan toimintasuunnitelmaa tulevalle vuodelle.
• Talousarviota ohjenuorana käyttäen suunnitellaan kuhunkin tapahtumaan käytettävä budjetti, josta tehdään päätös hallituksen kokouksessa ja kirjaus pöytäkirjaan.
• Vuosijuhlatilin kartuttaminen aloitettiin jo viisi vuotta ennen juhlia. Näin voitiin varautua vuosijuhlien suureen rahanmenoon.

---

Järjestöopas: Yhdistyksen talous
Etusivu	Yhdistyksen käytännön rahaliikenne	Yhdistyksen kirjanpito	Yhdistyksen tilikausi	Tilinpäätös	Toiminnan- ja tilintarkastus	Yhdistyksen varainhankinta	Hyviä käytäntöjä yhdistysten taloudenpidosta