Järjestön sisäinen ja keskinäinen viestintä
Tamypedia
Järjestön tiedotus ja viestintä on keskeisin tapa tehdä tiedottaa toiminnasta jäsenistölle. Avoin ja ajantasainen viestintä on myös edellytys jäsenistön osallistumismahdollisuuksille ja toimivalle jäsendemokratialle. Toimiva viestinä tekee järjestöstä läheisen ja saavutettavan kaikille jäsenille. Enemmän saavutettavuudesta ja osallistamisesta järjestöoppaan muissa osioissa.
Sisällysluettelo |
Sisäinen viestintä
Viralliset dokumentit
Toiminnan jatkuvuus
Hallitus ja opiskelijaedustajat
- Puheenjohtajan vastuu: oltava selvillä kaikista työryhmistä ja keitä kaikkia siellä on
- Hallituksen oma sähköpostilista (jolla myös eri elinten opiskelijaedustajat)
- Tiivistelmät tai muistiot keskeisistä kokouksista
- Kokoukset
- Esityslistat, joissa aina "vakiona" tietyt kuulumistenvaihtokohdat
- Epävirallisempia tapaamisia
- Ennen tärkeitä kokouksia "iltakoulut"
- Suljetut Facebook-ryhmät
- Yhteinen sähköinen kalenteri (esim. Google-kalenteri ilmainen)
- Yhteisten tekstien muokkaamista varten yhteinen sähköinen alusta (esim. GoogleDocs)
Aktiiveilta jäsenistölle
- Sähköpostilistat: sähköpostilistojen käyttötarkoitusta kannattaa miettiä tarkoin. Liiallinen kuormitus pikkuasioilla karkottaa laajempaa lukijakuntaa ja ihmisiä listoilta, toisaalta liian karsittu viestintä saattaa jäsenistöstä tuntua siltä, että todellisia vaikutusmahdollisuuksia ei ole.
- Uutiskirjeet ajankohtaisista asioista (voi merkata selkeästi aiheen mukaan esimerkiksi hakasulkein)
- Kokouskutsut ja pöytäkirjat (hyvissä ajoin nettisivuille ja/tai sähköpostilistoille)
- Nettisivut: tapahtumakalenteri, pöytäkirjat kokouksista, ajankohtaista-sivu, kattavat yhteystiedot (myös hallopedit!), blogi
- Suljetut/avoimet yhteisöt yliopiston Intrassa tai muilla sähköisillä alustoilla (kuten Facebook)
- Jos järjestöllä ei ole omia nettisivuja tai niille ei ole mahdollista kerätä dokumentteja, Tamyn wiki voi toimia hyvänä dokumenttipankkina.
- ainejärjestölehdet
- fuksimateriaalit: fuksikirjeet, lehdet
Jäsenistöltä aktiiveille
- Sähköpostilistat
- Info- ja keskustelutilaisuudet
- Palautekyselyt esimerkiksi tapahtumista (Google Formilla erittäin helppo tehdä)
- Epäviralliset hengailutapaamiset (Tamyn ainejärjestötilaa voi käyttää, jos omaa tilaa ei ole)
- Oma ainejärjestötila (päivä ja kellonaika, jolloin siellä päivystetään aina)
- Bileet, yhteiset riennot, "me kaikki" -henki
Keskinäinen viestintä
Järjestöjen välinen viestintä
Hallitukset keskenään
- Yksikköjärjestön (, jota Tamy tukee) tai muun epävirallisemman työryhmän perustaminen. Esimerkiksi Johtamiskorkeakoulun opiskelijat ovat perustaneet JKY:n (Johtamiskorkeakoulun ylioppilaat) nimisen yksikköjärjestön ja Viestinnän, median ja teatterin yksikön opiskelijat ovat perustaneet epävirallisemman yhteistyöelimen nimeltään CMT-neuvosto. Tamyn tai yliopiston tietokonekeskuksen kautta voi perustaa sähköpostilistan yhteistyöryhmälle.
- Toisten hallitusten edustajien kutsuminen omiin kokouksiin tai ainakin tehokas tiedotus muillekin relevanteista päätöksistä
Hallopedit keskenään
- "Iltakoulut" ennen johtokunnan tapaamisia
- Jos hallopedien ei ole mahdollista tavata ennen kokouksia niin ainakin ajatuksia olisi hyvä vaihtaa ja tietoa jakaa sekä ennen että jälkeen kokousten esimerkiksi sähköpostitse
| Järjestöopas: Yhdistyksen tiedotus ja viestintä | |||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Etusivu | Järjestön ulkoinen viestintä | Järjestön sisäinen ja keskinäinen viestintä | |||||||||||
