Yhdistyksen kirjanpito
Tamypedia
|
Yhdistys on aina kirjanpitovelvollinen. Kirjanpitoa pidetään pelottavana ja monimutkaisena, mutta sen perusteet ovat opittavissa parissa päivässä. Pienissä opiskelijayhdistyksissä tulee harvoin vastaan mitään sellaista, joka vaatisi hienouksien tuntemista - ja jos tuleekin, Tamyn järjestösihteeri ja lainopillinen neuvoja ovat tukenasi! Suurempien yhdistysten kannattaa harkita tilitoimiston palveluita. Tällöinkin tulee toki muistaa, että yhdistyksen hallitus vastaa siitä, että yhdistyksen tuloista ja menoista suoritetaan ajantasainen kirjanpito. Tässä artikkelissa käydään läpi kirjanpidon alkeet aloittelijan näkökulmasta. Tietojasi voit syventää esimerkiksi Tamyn piirissä toimivien yhdistysten taloudenhoitajille suunnatussa koulutuksessa, joka pidetään aina vuoden alussa. |
Sisällysluettelo |
Kirjanpitovelvollisuus ja kirjanpitolaki
Kirjanpitolain 1 luvun 1 §:n mukaan jokainen, joka harjoittaa liike- tai ammattitoimintaa, on tästä toiminnastaan kirjanpitovelvollinen. Yhdistykset ovat aina kirjanpitovelvollisia: myös rekisteröitymättömät yhdistykset. Kirjanpidon tehtävänä on antaa oikea ja riittävä kuva tuottojen ja kustannusten syntymisestä, toiminnan tuloksesta ja yhdistyksen taloudellisesta asemasta.
Kirjanpitolain perussäännökset koskevat kaikkia kirjanpitovelvollisuuksia. Niiden mukaan yhdistysten on muun muassa
- pidettävä kahdenkertaista kirjanpitoa
- noudatettava kirjanpidossaan hyvää kirjanpitotapaa (esimerkiksi Kirjanpitolautakunnan lausuntoja)
- noudatettava 12 kuukauden mittaista tilikautta ylimenokautta (esimerkiksi yhdistyksen perustaminen tai tilikauden muuttaminen) lukuun ottamatta
- pidettävä kirjanpitotileistä selkeää ja riittävästi eriteltyä luetteloa, joka selittää tilien sisällön ("tilikartta")
- kirjattava tilitapahtumat sekä aikajärjestyksessä (peruskirjanpito) että asiajärjestyksessä (pääkirjanpito)
- perustettava kirjanpitonsa päivättyihin ja numeroituihin tositteisiin, jotka todentavat liiketapahtumat
- tehtävä kirjanpitomerkinnät selvästi ja pysyvästi
- säilytettävä kirjanpitoaineisto. Kirjanpitokirjat ja tililuettelo (tilikartta) on säilytettävä vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisen jälkeen, tositteet ja muut kirjanpito vähintään 6 vuotta tilikauden päättymisen jälkeen.
Kirjanpidon perustana on tili
Kaikki kirjanpito perustuu tileihin. Tileillä tarkoitetaan yhdistyksen tilivihossa - tai nykyään lähinnä tiedostossa tietokoneella - sijaitsevia otsikoita, joiden alle merkitään tulevat ja menevät rahat. Niiden avulla pidetään kirjaa yhdistyksen rahaliikenteestä.
Jokaiselle tulo- tai menotyypille on oma tilinsä (esimerkiksi tapahtumien kulut, yhdistyksen lehden kulut, toimistokulut ja jäsenmaksut). Se tarkoittaa, että kyseistä tyyppiä olevat tulot tai menot kirjataan kyseisen tilin alle. Lisäksi oma tilinsä kirjanpidossa on jokaisella paikalla, jossa yhdistyksen rahoja on kiinni (esimerkiksi kaikki pankkitilit, käteiskassa tai tietokoneet).
Kaikki kirjanpito on käytännössä vain rahojen siirtoa tilien välillä. Esimerkiksi kassasta toimistokuluihin (ostetaan kahvia toimistolle kassasta otetuilla rahoilla), pankkitililtä lehden kuluihin (maksetaan lehden painolasku pankkitililtä) tai vaikkapa jäsenmaksutuloista pankkitilille. Näin seurataan, mihin yhdistyksen rahat menevät ja mistä uudet rahat tulevat.
Yhdessä kaikki tilit muodostavat yhdistyksen tilikartan. Se on luettelo kaikista tileistä, joita yhdistys kirjanpidossaan käyttää. Se, mitä tilejä yhdistyksen tilikartassa on, riippuu täysin yhdistyksen toiminnasta. Ainakin sieltä pitää löytyä kaikki asiat, mitä yhdistyksen tuloslaskelmassa ja taseessa on (ks. Tilinpäätös).
Uuden taloudenhoitajan tuskin tarvitsee asiaa murehtia, sillä yhdistyksellä on jo tilikartta valmiina ja sen saa suoraan edellisen vuoden kirjanpidosta katsomalla, mitä tilejä siellä on käytetty. Uusia tilejä voi toki aina lisätä yhdistyksen tilikarttaan, mutta jo käyttöönotettua tiliä ei kesken tilikauden saa jättää pois.
|
Kirjanpitokirjat
|
Kahdenkertainen kirjanpito
Kirjanpitolain mukaan yhdistysten on pidettävä kahdenkertaista kirjanpitoa. Sen perusidea on hyvin yksinkertainen:
- Jokaisella tilillä on kaksi saraketta, joita kutsutaan nimillä debet ja kredit. Helppouden vuoksi voi ajatella, että kredit on se puoli, josta lähtee rahaa, ja debet se puoli, jonne raha tulee. Jos rahaa tulee esimerkiksi pankkitilille, se merkitään debet-puolelle, rahan siirtyminen pois sieltä kredit-puolelle. Tämä ei ole koko totuus, mutta tällä nyrkkisäännöllä pääsee hyvin alkuun.
- Jokainen rahasumma, joka yhdistyksen läpi kulkee, merkitään aina kahdelle eri tilille: toiselle debet-puolelle, toiselle kredit-puolelle. Raha siis aina tulee jostain ja menee johonkin.
Koska sama summa merkitään aina kahdesti - yhden tilin debet- ja toisen kredit-puolelle - tämä luo vastavuuden debetin ja kreditin välille. Kun kaikki debetit tai kreditit lasketaan yhteen, pitäisi loppusumman olla kummallakin puolella sama. Jos näin ei ole, jossain on virhe. Kahdenkertaisen kirjanpidon paikkansapitävyys voidaan näin aina tarkistaa.
Esimerkki 1. Tavallinen hankinta
Raha lähtee kassasta (merkitään kredit-puolelle) ja menee toimistokuluihin (merkitään debet-puolelle).
Käteiskassa |
Toimistokulut |
||||
| Päivä | Tilitapahtuma | debet | kredit | debet | kredit |
| 15.1.2011 | Ostettu kahvia toimistolle | 6,40 | 6,40 | ||
Esimerkki 2. Tavallinen laskunmaksu
Raha lähtee pankkitililtä ja menee lehden tekemiseen.
Pankkitili |
Lehden kulut |
||||
| Päivä | Tilitapahtuma | debet | kredit | debet | kredit |
| 16.2.2011 | Maksettu lehden 1/11 painolasku | 120,00 | 120,00 | ||
Esimerkki 3. Yhdistys saa toiminta-avustusta
Raha tulee pankkitilille, merkitään vastaavasti rahan lähteeksi Tamyn toiminta-avustus.
Pankkitili |
Avustukset |
||||
| Päivä | Tilitapahtuma | debet | kredit | debet | kredit |
| 7.4.2011 | Tamyn toiminta-avustus | 645,82 | 645,82 | ||
Esimerkki 4. Yhdistys saa tuloja lehtensä mainosmyynnillä
Raha tulee pankkitilille, merkitään lähteeksi lehden saama mainosrahoitus.
Pankkitili |
Lehden tulot |
||||
| Päivä | Tilitapahtuma | debet | kredit | debet | kredit |
| 5.5.2011 | Saatu mainostuloja Putiikki Oy:ltä | 100,00 | 100,00 | ||
|
Tiivistelmä yllä olevista esimerkeistä
|
Pitkä- ja lyhytaikaiset velat
Edellämainittujen tilityyppien lisäksi kirjanpidosta löytyvät myös pääomatilit. Kun yhdistykselle tulee vierasta pääomaa eli velkaa (esimerkiksi pankkilainaa otettaessa), se merkitään pääomatilin kredit-puolelle. Vastaavasti kun velkaa lyhennetään, se merkitään pääomatilin debet-puolelle. Näiden erotuksesta näkee, kuinka paljon velkaa on jäljellä.
Pitkäaikaisten velkojen lisäksi yhdistykselle voi syntyä myös lyhytaikaista velkaa. Tämä on hyvin yleistä, kuten seuraava esimerkki osoittaa:
Esimerkki 5. Ostovelka
Tulostimen ostaminen kaupasta laskua vastaan
Pankkitili |
Ostovelat |
Koneet ja laitteet |
|||||
| Päivä | Tilitapahtuma | debet | kredit | debet | kredit | debet | kredit |
| 8.9.2011 | Hankittu tulostin toimistolle | 99,00 | 99,00 | ||||
| 15.9.2011 | Maksettu tulostimen lasku | 99,00 | 99,00 | ||||
Toisin sanottuna siitä hetkestä saakka, kun tulostin haetaan kaupasta toimistolle siihen hetkeen asti, kun lasku maksetaan, yhdistys on tulostimesta kauppiaalle velkaa tulostimen hinnan. Tätä kutsutaan ostovelaksi.
Ostovelan vastakohta on myyntisaaminen. Se tarkoittaa, että yhdistys on myynyt jonkin tavaran tai palvelun, mutta ei vielä saanut siitä maksua. Tavaran tai palvelun vastaanottaja on silloin velkaa yhdistykselle - eli yhdistyksellä on saamisia.
Esimerkki 6. Saamiset
Teatteriryhmä laskuttaa yliopistoa esiintymisestä vappubrunssilla: ylempi merkintä kirjataan, kun lasku lähtee, alempi siinä vaiheessa, kun maksu tulee.
Pankkitili |
Myyntisaamiset |
Esiintymistulot |
|||||
| Päivä | Tilitapahtuma | debet | kredit | debet | kredit | debet | kredit |
| 6.6.2011 | Esiintyminen yliopiston vappubrunssilla | 250,000 | 250,00 | ||||
| 20.6.2011 | Saatu esiintymispalkkio yliopistolta | 200,00 | 200,00 | ||||
Kahdenkertainen kirjanpito ei periaatteessa ole tätä vaikeampaa. Tilejä tulee vain todellisessa kirjanpidossa paljon lisää. Oikeastaan ainoa mutka matkassa on enää valinta ns. maksu- ja suoriteperusteisen kirjanpidon välillä.
Maksu- ja suoriteperusteinen kirjanpito
Esimerkeissä 5 ja 6 oli kyse suoriteperusteisesta kirjanpidosta: meno tai tulo kirjataan silloin, kun tavara tai palvelu vaihtaa omistajaa. Menoa tai tuloa vastaava kirjaus puolestaan tehdään velka- tai saamistilille. Esimerkissä 5 meno syntyy sillä hetkellä, kun tulostin ostetaan kaupasta, vaikka lasku maksetaankin vasta myöhemmin. Esimerkissä 6 tulo syntyy sillä hetkellä, kun teatteriryhmä esiintyy brunssilla, vaikka palkkio tuleekin pankkitilille vasta myöhemmin. Meno tai tulo on kuitenkin merkitty tileihin jo syntyhetkellään - silloin, kun yhdistys ottaa vastaan tai luovuttaa jonkin tavaran tai palvelun.
Suoriteperusteisen kirjanpidon vastakohta on maksuperusteinen kirjanpito. Se on yksinkertaisempi kuin suoriteperusteinen, ja siinä meno tai tulo kirjataan vain silloin, kun se todella on maksettu. Menoa tai tuloa vastaava kirjaus taas tehdään kassa- tai pankkitilille.
Maksuperusteista kirjanpitoa edustivat edellä esimerkit 2 ja 4. Esimerkissä 2 lehden painokulut näkyvät yhdistyksen kirjanpidossa vain kerran, laskun maksuhetkellä. Esimerkissä 4 taas mainostulo kirjataan ainoastaan silloin, kun Putiikki Oy maksaa mainoslaskun yhdistykselle.
Sama asia voidaan kirjata joko maksu- tai suoritusperusteisena. Maksuperusteinen kirjaus on yksinkertaisempi, suoriteperusteinen taas kattavampi. Tätä voi havainnollistaa oheisella esimerkillä.
Esimerkki 7. Maksu- ja suoriteperusteinen merkintä
Ensin maksuperusteinen versio...
Pankkitili |
Lehden kulut |
||||
| Päivä | Tilitapahtuma | debet | kredit | debet | kredit |
| 16.2.2011 | Maksettu lehden 1/11 painolasku | 120,00 | 120,00 | ||
...ja sitten sama suoriteperusteisesti.
Pankkitili |
Ostovelat |
Lehden kulut |
|||||
| Päivä | Tilitapahtuma | debet | kredit | debet | kredit | debet | kredit |
| 5.2.2011 | Lehti 1/11 painettu Juvenes Printissä | 120,00 | 120,00 | ||||
| 16.2.2011 | Maksettu lehden 1/11 painolasku | 120,00 | 120,00 | ||||
Kumpaa näistä sitten pitäisi käyttää? Kirjanpitolaki sanoo, että tilikauden aikana saa käyttää maksuperusteista kirjaustapaa. Tällöinkin on silti voitava jatkuvasti selvittää, mitä ostovelkoja ja myyntisaamisia yhdistyksellä on, eli taloudenhoitajan pitää merkitä muistiin, mistä odotetaan saamisia ja mitä laskuja yhdistykselle on tullut.
Yksityiskohtaisempi eli suoriteperusteinen kirjaaminen kannattaa silloin, jos on paljon myyntisaamisia ja ostovelkoja, ja niistä olisi muuten työlästä pysyä kärryillä. Esimerkiksi paljon esiintymiskeikkoja tekevän orkesterin, kuoron tai teatteriryhmän on ehdottomasti syytä kirjata huolellisesti saamisensa kirjanpitoon. Viikon sisällä maksettavaa vuokralaskua sen sijaan lienee varsin turha kirjata ennen kuin maksuhetkellä. Maksuperusteinen kirjaaminen riittää tällaisille menoille hyvin.
Yksinkertaisimmissa tapauksissa koko kysymystä ei tarvitse onneksi edes pohtia. Esimerkissä 1 maksu ja suorite (eli kahvipaketin maksu kaupan kassalla ja sen vastaanottaminen yhdistyksen haltuun) tapahtuvat samalla hetkellä.
Menojen ja tulojen jaksotus
Jaksottaminen on menojen ja tulojen kohdistamista oikealle tilikaudelle kuluiksi ja tuotoiksi. Tilikauden tuloksen selvittämiseksi tulee tarkastella, mitkä tulot ja menot kuuluvat siihen. Tulot määräytyvät tavaran luovutushetken mukaan: jos tavara on luovutettu vuonna 2011, myös tulo kuuluu samalle tilikaudelle. Menojen jaksotus perustuu "meno tulon kohdalle" -periaatteeseen: meno siis kohdistuu kuluksi sille tilikaudelle, jonka aikana hankinnasta saadaan tuloa.
Kirjanpitolaissa määrätään, että hankintamenoon kuuluvat sen hankinnasta ja valmistuksesta aiheutuneet muuttuvat menot. Esimerkiksi lyhytaikaiset menot, kuten palkat, vuokrat, jo myytyjen tavaroiden hankintamenot ja puhelinkulut, kuuluvat sille tilikaudelle, jona työ on tehty tai tuote ostettu, koska niistä ei ole enää odotettavissa tuottoa. Pitkävaikutteiset menot voivat tuottaa useammankin vuoden aikana tuloa yhdistykselle, joten meno jaksotetaan. Näitä ovat olla esimerkiksi äänentoistolaitteet, koneet, kalusto ja rakennukset. Myös osa lyhytvaikutteisista menoista, esimerkiksi myymättä jääneet tuotteet, voidaan joutua jaksottamaan.
Useammalle kirjanpitojaksolle jaettavia kuluja tai tuottoja opiskelijayhdistyksille tulee vastaan harvoin, mutta jos tällaisia yhdistykselläsi on (esimerkiksi poistoja tai vaihto-omaisuusmenoja), lisää tietoa niiden merkitsemisestä saat esimerkiksi RPKK:n kirjanpitokurssin materiaaleista.
Palkanmaksu
Palkanmaksu on peruskirjanpidon merkinnöistä ehkä kaikkein monimutkaisin.
Palkkakirjauksessa eritellään lakimääräisiä eriä omille tileilleen viranomaisvelvoitteiden kattamiseksi. Palkanmaksun yhteydessä tehdään ennakonpidätys, jossa bruttopalkasta vähennetään verot. Samalla eritellään vakuutusyhtiölle, työmarkkinajärjestölle ja työnantajalle syntyvät henkilösivukulut. Palkkakirjauksessa nämä kaikki kirjataan omille tileilleen. Eri maksut ja niiden prosentit voi tarkastaa esimerkiksi Eteran sivuilta, joilta löytyvät muun muassa työnantajan sosiaalivakuutusmaksut pdf-muodossa.
Työnantajan palkasta perittävät erät ovat ennakonpidätys verokortin mukaan, työeläkemaksu eli TyEL ja työttömyysvakuutusmaksu eli TTVak. Näistä ennakonpidätys ja TyEL tilitetään verottajalle ja vakuutusyhtiölle kuukausittain, kun taas TTVak maksetaan vakuutusyhtiön laskutuksen mukaan tapaturmavakuutuksen yhteydessä. Työnantajan henkilösivukuluiksi kutsuttuihin menoihin kuuluvat sosiaaliturvamaksu ja sosiaalivakuutukset (TyEL, TTVak, tapaturmavakuutus ja ryhmähenkivakuutus). Niitä ei siis vähennetä työntekijän palkasta vaan ne ovat ylimääräisiä työnantajan kuluiksi merkittäviä eriä.
Opiskelijayhdistyksissä palkanmaksu ei yleensä ole useammalle kirjanpitojaksoille jaettavien kulujen tai tuottojen tavoin arkipäivää. Jos yhdistyksesi kuitenkin palkkoja maksaa, yksi erinomainen ja maksuton palkanlaskentaohjelma on Palkka.fi. Sen kautta lakisääteiset maksutkin on kätevää hoitaa, ja sitä voi käyttää esimerkiksi yhdistyksen verkkopankkitunnuksilla.
Lisätietoja palkanmaksusta
- Palkkakirjanpitoa ja muistiinpanoja koskevat säädökset - Laissa on määritelty muun muassa palkkakortin ja palkkalistan sisältö sekä palkkakirjausten merkitseminen.
Kirjanpitomerkintöjen tekeminen
Kirjaukset tilikirjoihin täytyy tehdä selvästi ja niitä ei voi poistaa tai tehdä epäselviksi. Pienissä yhdistyksissä kirjanpito tehdään usein niin, että suoritteet merkitään tilikirjaan samanaikaisesti sekä aikajärjestyksessä että asiajärjestyksessä. Myös pienet yhdistykset voivat käyttää tietokoneilla käytettäviä kirjanpito-ohjelmia. Ohjelmat ovat usein helppokäyttöisiä ja jotkut niistä ovat ilmaisia (ks. lista alla). Kirjanpito voidaan hoitaa myös Excel-ohjelmalla, jolloin tilien täsmääminen huomataan helposti automaattisten kaavojen avulla.
Tilitapahtumat merkitään aikajärjestyksessä tilikirjaan, yksi tapahtuma aina yhdelle riville (kuitenkin kaksinkertaisen kirjanpidon periaatteiden mukaisesti, siis kahdelle tilille kirjaten). Jokaisen tilitapahtuman kohdalle merkitään myös sen päiväys sekä kyseisen tilitapahtuman oikeaksi osoittavan tositteen numero.
Koska tilitapahtumat on merkittävä tilikirjaan? Kirjanpitolain mukaan käteisellä rahalla (siis kassasta) suoritetut maksut on kirjattava viivytyksettä eli niin pian kuin mahdollista. Muut kirjaukset on tehtävä neljän kuukauden kuluessa siitä kuukaudesta, jolloin kyseinen tilitapahtuma on ollut.
Kirjanpito-ohjelmia
Taulukkolaskentaohjelmat ja pohjat
Alta voit ladata käyttöösi OpenOffice- ja Microsoft Excel-kirjanpitotaulukot. Niitä on täytetty muutamilla mallimerkinnöillä - älä poista muotoiluja, kun poistat solujen sisällön.
Maksuttomia
- Tappio - Yksinkertainen ohjelma, vaatii vuosien välisen vertailun erikseen, Windows. Sivulla myös valmiita tilikarttoja eri tarpeisiin.
- GnuCash - Monipuolinen ohjelma, joka kelpaa niin yksityishenkilön kuin pienen yrityksenkin kirjanpitoon. Monialustainen: Linux, Windows, Mac, OS X. Esittely: http://linux.fi/wiki/GnuCash.
Edullisia
- Taseri - Yhdistyksille kehitetty kirjanpito-ohjelma, johon halutessaan saa tueksi myös ylläpitosopimuksen.
Lue lisää
- Kirjanpidon ABC - Taloushallintoliiton tiivistelmä siitä, "mitä jokaisen tulisi tietää kirjanpidosta".
- Kirjanpitofoorumi - Keskustelua yritysten taloushallinnosta, verotuksesta ja kirjanpidosta.
- Kirjanpitolaki
- Kirjanpitoasetus
- Tilintarkastuslaki
| Järjestöopas: Yhdistyksen talous | |||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Etusivu | Yhdistyksen käytännön rahaliikenne | Yhdistyksen kirjanpito | Yhdistyksen tilikausi | Tilinpäätös | Toiminnan- ja tilintarkastus | Yhdistyksen varainhankinta | Hyviä käytäntöjä yhdistysten taloudenpidosta | ||||||
